W ramach realizacji Strategii na lata 2021-2026 na UMK powstały modelowe rozwiązania w zakresie podejmowania współpracy z otoczeniem społecznym i gospodarczym. – Dzięki temu szybciej, sprawniej i na większą skalę będziemy mogli realizować wspólne inicjatywy z naszymi partnerami oraz wykonywać zamawiane na Uniwersytecie usługi – zapowiada prorektorka UMK prof. dr hab. Aldona Glińska-Neweś.
Nowe procedury reguluje zarządzenie rektora UMK nr 130 z 25 lipca 2024 r. Obejmują one prace i usługi badawcze, rozwojowe i specjalistyczne, które Uniwersytet oferuje w ramach działalności usługowej na rzecz krajowych i zagranicznych podmiotów gospodarczych, osób fizycznych lub innych jednostek.
Opracowaniem zasad zajął się zespół koordynowany przez dr hab. Marlenę Ciechan-Kujawę, prof. UMK z Wydziału Nauk Ekonomicznych i Zarządzania. W pracach uczestniczyli również przedstawiciele władz administracyjnych uczelni: mgr Izabela Kurjata, zastępczyni kanclerza ds. administracyjnych oraz kwestor mgr Radosław Wilski, a także pracownicy Centrum Przedsiębiorczości Akademickiej i Transferu Technologii oraz BIZNESHUB działającego przy WNEiZ.
Przejrzysty mechanizm
Zadaniem zespołu było przygotowanie prostych i przejrzystych mechanizmów w ramach nawiązywania i rozliczania współpracy Uniwersytetu z firmami i instytucjami, a także opracowanie precyzyjnego podziału obowiązków i uprawnień osób zaangażowanych w ten proces.
– Zespół postawił sobie za cel zaprojektowanie rozwiązań, które usprawnią współpracę pracowników UMK z partnerami zewnętrznymi i zlikwidują kluczowe bariery zgłaszane przez interesariuszy. Po pierwsze – ułatwią oraz przyspieszą proces ofertowania i realizacji usług zleconych, a po drugie – zwiększą motywację pracowników i osób kierujących jednostkami do rozwijania tego obszaru działalności Uniwersytetu – wyjaśnia prof. Marlena Ciechan-Kujawa.
fot. Andrzej Romański
Podczas prac skoncentrowano się na kilku kluczowych kwestiach. Pierwszą z nich było opracowanie zasad dywersyfikujących działania oraz zasoby zaangażowane w procesy decyzyjne w zależności od poziomu ryzyk finansowych i operacyjnych związanych z realizacją przez Uniwersytet prac zleconych. – Zależało nam na skróceniu i uproszczeniu realizacji zleceń o niskiej wartości, które w latach 2020-2022 stanowiły 80 proc. faktur na usługi badawcze – dodaje prof. Marlena Ciechan-Kujawa.
Drugą kwestią było przygotowanie uproszczonej ścieżki dla usług powtarzalnych, w których parametry jakościowe i biznesowe nie wymagają każdorazowej analizy i akceptacji. Trzecią natomiast – zaproponowanie przejrzystego modelu zarządzania konkurencyjnością i rentownością prac zleconych na poziomie jednostek merytorycznych, poprzez zwiększenie uprawnień wydziałów oraz realizatorów usług w ich elastycznej wycenie, a także partycypacji w wypracowanych zyskach (wynikach, nadwyżkach).
Dokumenty według wzoru
Co się zmieni? Jedną z nowości wchodzących w życie wraz z nowymi regulacjami będzie możliwość zastosowania cenników w stosunku do prac zleconych o charakterze standardowym i powtarzalnym. Rozwiązanie to znacznie ograniczy towarzyszące takim zamówieniom formalności – proces biurokratyczny skróci się o konieczność każdorazowego przygotowania oferty i kosztorysu oraz uzyskania dla nich akceptacji odpowiednich władz.
proj. Anna Jaszczuk
Pozostałe niestandardowe usługi świadczone będą, tak jak dotychczas, w oparciu o umowy. Jednak i tu zarządzenie wprowadza istotne nowe rozwiązania, które znacząco przyspieszą proces zawierania umów oraz odciążą Zespół Radców Prawnych UMK, w szczególności precyzyjnie określa, w jaki sposób umowy powinny być sporządzane, kto je zawiera (w zależności od progu kwotowego), a także wskazuje wzory umów dla najczęściej powtarzających się zleceń:
- prac badawczych;
- usług badawczych;
- usług rozwojowych;
- usług w zakresie ekspertyz;
- prac konserwatorskich;
- usług w zakresie wydawania opinii;
- usług w zakresie analiz i raportów.
Dodatkowym ułatwieniem dla osób podejmujących komercyjną współpracę z partnerami zewnętrznymi będą szablony dokumentów pomocniczych, m.in. wzór propozycji wysokości opłaty dla pracy zleconej, wzór kosztorysu pracy zleconej, wzór zapytania ofertowego czy formularz oceny wiarygodności zamawiającego.
Współpraca o znaczeniu strategicznym, opiewająca na wysokie kwoty, w dalszym ciągu będzie podejmowana w oparciu o decyzję JM Rektora, wymagać będzie negocjacji oraz weryfikacji umowy przez radców prawnych, jednak współpracę o mniejszych wartościach przychodowych i o charakterze operacyjnym będą mogły zawierać osoby kierujące jednostkami (dziekani i dyrektorzy). Kluczową rolę w całym procesie odgrywać będą koordynatorzy prac zleconych, czyli pracownicy UMK, którzy mogą być powołani na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej oraz upoważnieni przez rektora do kontaktów z otoczeniem społeczno-gospodarczym.
Pod skrzydłami CPATT
Większą autonomię kierownicy jednostek organizacyjnych zyskają również w kwestiach finansowych – w ich dyspozycji pozostaną koszty pośrednie, które przewidziano w formie odrębnego budżetu.
Co więcej, wypracowany zysk dzielony będzie po połowie pomiędzy jednostkę, która go wypracowała, oraz jednostkę centralną UMK.
Instytucjonalnie rozwój współpracy Uniwersytetu z otoczeniem w dalszym ciągu jest koordynowany przez Centrum Przedsiębiorczości Akademickiej i Transferu Technologii, które pełni rolę jednostki eksperckiej, wpierającej wydziały w szczególności w zakresie zarządzania IP (własnością intelektualną).
– Rola CPATT nie zmienia się. To bardzo ważne, by wszystkie pracowniczki i pracownicy, którzy chcą podejmować współpracę z otoczeniem społecznym i gospodarczym, uzyskiwali odpowiednie wsparcie organizacyjne ze strony Uczelni – stwierdza prof. dr hab. Aldona Glińska-Neweś, prorektorka UMK ds. współpracy z otoczeniem społecznym i gospodarczym. – W CPATT można m.in. konsultować różnorodne sprawy dotyczące zleceń, a także przekazywać pozyskane oferty, którymi dana jednostka nie jest zainteresowana. Tam też będą koordynowane zlecenia realizowane przez kilka jednostek organizacyjnych.
Co ważne – przedsiębiorcy i przedstawiciele instytucji na stronie CPATT znajdą również zbiorcze zestawienie cen standardowych i powtarzalnych prac zleconych oferowanych przez poszczególne jednostki.
Jednocześnie nowe regulacje oznaczają wzmocnienie autonomii jednostek UMK w zakresie podejmowania współpracy z otoczeniem, czemu towarzyszą istotne ułatwienia i usprawnienia w tym zakresie.